Kontroller alltid dokumentene før du sender dem til tinglysing – det sikrer raskere tinglysing. Her er en enkel sjekkliste som du kan bruke for å påse at du har husket alt.
Når et dokument sendes til tinglysing, vil Statens Kartverk kontrollere at et sett med formelle krav er oppfylt. Det er tinglysingsloven og borettslagsloven med tilhørende forskrifter som regulerer hva de kontrollerer.
Ved tinglysing av skjøte, pantedokument, festekontrakt, hjemmelserklæring ved arv/skifte/uskifte, overføring av borettslagsandeler og tinglysing av nye andeler i borettslag, må du bruke standardiserte skjemaer. Her finner du alle skjemaene.
Sjekkliste:
Er dokumentet et originaldokument?
Det er bare originale dokumenter med original signatur som kan tinglyses. Kopier, skannede originaler, e-poster, fakser og lignende kan ikke tinglyses.
Er dokumentet skrevet på norsk?
I utgangspunktet må dokumenter som skal tinglyses være skrevet på norsk. Dette gjelder spesielt standardiserte skjemaer. Men avtaler og erklæringer som er skrevet på svensk og dansk kan også tinglyses, forutsatt at innholdet er lett å forstå. Avtaler på engelsk eller andre språk må oversettes av en translatør som er godkjent av norske myndigheter. Originaldokumentet og oversettelsen må sendes samlet til tinglysing.
Hjelpedokumenter på fremmede språk, for eksempel fullmakter og samtykkeerklæringer, trenger ikke oversettelse hvis innholdet er enkelt og forståelig. Dette gjelder både hjelpedokumenter på engelsk og andre fremmede språk. Kartverket vurderer disse dokumentene konkret når saken sendes inn til tinglysing og kan kreve oversettelse hvis de er i tvil om innholdet.
Er det lagt ved en kopi eller avskrift av dokumentet?
Det skal legges ved en kopi eller avskrift av dokumentet som tinglysingsgjenpart. Profesjonelle brukere skal med en påtegning bekrefte at gjenparten er en korrekt gjengivelse av originaldokumentet.
Er innsenders navn, adresse og fødselsnummer eller organisasjonsnummer påført øverst i dokumentets venstre hjørne?
Det må være samsvar mellom innsenders navn på dokumentet og et eventuelt følgebrev. Det ferdig tinglyste dokumentet og eventuell faktura sendes til denne innsenderen.
Er riktig eiendomsidentifikasjon påført?
En eiendom identifiseres med kommune-, gårds- og bruksnummer, og eventuelt festenummer og/eller seksjonsnummer. Borettslagsandeler identifiseres med borettslagets navn, organisasjonsnummer og andelsnummer.
Er hjemmelshaver og rettighetshaver tilstrekkelig identifisert?
Kontroller at den som gir fra seg en rett, og den som får en rett, i henhold til dokumentet, blir identifisert med navn og fødselsnummer (11 siffer), evt. organisasjonsnummer. Hvis rettigheten skal gjelde for alle som til enhver tid er eier av en bestemt eiendom, gjerne kalt realservitutt, må også rettighetshaverens gårds- og bruksnummer opplyses.
Er rettigheter som skal utøves på et bestemt geografisk område stedfestet?
Rettigheter og heftelser som er knyttet til en fysisk del av en fast eiendom, for eksempel en veirett, skal stedfestes. Stedfestingen bør helst skje ved anmerkning på tegning eller kart, eller ved en nøyaktig tekstlig beskrivelse.
Er dokumentet underskrevet av den/de som har grunnbokshjemmel til eiendommen?
Det er bare den som grunnboken utpeker som hjemmelshaver som kan disponere over eiendommen ved tinglysing. Hvis utsteder er en annen enn hjemmelshaver, må hjemmelshaver gi skriftlig samtykke, helst direkte på dokumentet som skal tinglyses. Dersom dokumentet er signert etter fullmakt, stilles det visse krav til fullmakten.
Er det gitt samtykke ved tinglyst urådighet?
Dersom det er tinglyst en urådighet på eiendommen, det vil si et forbud mot overdragelse og/eller pantsettelse, må den som er rettighetshaver til urådigheten samtykke til tinglysing. Et slikt samtykke bør påføres dokumentet direkte.
Kreves det konsesjon eller egenerklæring om konsesjonsfrihet?
Tinglysingsmyndigheten skal kontrollere at konsesjonskravene er oppfylt ved tinglysing av skjøte, hjemmelserklæring, festekontrakter og andre langvarige bruksretter. Ta kontakt med kommunen for spørsmål om konsesjon. Dersom det kreves egenerklæring om konsesjonsfrihet, skal kommunen registrere egenerklæringen i matrikkelen, slik at den bli tilgjengelig for Kartverket. Dersom egenerklæring ikke er nødvendig fordi eiendommen er bebygd og under to mål, husk å oppgi eiendommens areal i margen på skjøtet eller i følgebrevet.
Spesielt for skjøter, overdragelse av borettslagsandeler og pantedokumenter
Er utsteders og hjemmelshavers underskrift bevitnet?
Underskriften kan bevitnes av to myndige personer som er bosatt i Norge. Vitnene kan ikke være i nær slekt med den som får en rettighet i dokumentet, for eksempel ny hjemmelshaver eller panthaver. Enkelte yrkesgrupper kan bekrefte en underskrift alene.
Foreligger samtykke fra ektefelle/registrert partner?
Dersom eiendommen eller borettslagsandelen fungerer som felles bolig for ektefeller/registrerte partnere, kan den ikke overdras eller pantsettes uten den andre ektefellens samtykke. Erklæringen om sivilstand må alltid fylles ut, også for ugifte.
Er eiendommens salgsverdi oppgitt for beregning av dokumentavgift?
Ved overdragelse av fast eiendom blir det som hovedregel beregnet stamp duty på 2,5 prosent av eiendommens salgsverdi. Salgsverdien er det beløpet selgeren vil kunne få for eiendommen på det åpne markedet. Som regel vil kjøpesummen og salgsverdien være den samme. Dersom du krever fritak for dokumentavgift, må fritaksgrunnen opplyses.
Kilde: Kartverket
